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Inoltre GeCom contiene:

- un sistema di backup e un motore di IMPORT/EXPORT (in formato CSV - comma separated values ed Excel) di tutti gli elementi;
- un sistema per gestire l’accesso rapido: ogni utente che si collega potrà creare una lista di accesso alle funzionalità che maggiormente utilizza;

L’elenco delle attività può essere visualizzato sequenzialmente, oppure suddiviso per calendario. L’inserimento avviene manualmente o automaticamente. Oltre alla gestione appuntamenti, task e stato avanzamento è possibile l’export dell’agenda in formato ical e vcal.

I documenti generati dall’applicativo sono archiviati e suddivisi per categorie.
Inoltre è possibile utilizzare questo modulo per archiviare dati esterni, in modo da avere accesso via internet/intranet all’intera documentazione aziendale.

I movimenti bancari o di cassa possono essere inseriti manualmente, oppure sono legati ai pagamenti appartenenti ai vari processi di business. Ad esempio, il pagamento di una fattura produce un movimento verso un conto specificato; da questo movimento registrato si potrà facilmente risalire al pagamento e alla fattura che lo hanno generato.

Un ulteriore punto di forza di GeCom è la funzione amministrativa. L’applicativo permette di creare e gestire un numero illimitato di conti differenti: conti corrente, conti di risparmio e conti di cassa. È possibile, per ogni conto, associare una serie di informazioni di base, allegare documenti, gestire i movimenti effettuati e pianificati, monitorare l’estratto conto e visualizzare una serie di statistiche e di grafici per tenere sotto controllo l’andamento finanziario dell’azienda.

Una fattura cliente o fornitore può essere generata direttamente o essere legata all’esecuzione di altri processi. I suoi possibili stati sono: bozza, non pagata, iniziata (a pagare, pagata parzialmente), pagata, annullata. Anche per questo elemento è possibile gestire nel dettaglio le diverse fasi: ad esempio, tracciare tutti i pagamenti e le modalità di pagamento per ogni singola fattura, oppure classificare una fattura come già pagata omettendo i movimenti di pagamento.

Un ordine fornitore viene generato manualmente e i suoi possibili stati sono: bozza, convalidato, approvato, in lavorazione, ricevuto parzialmente, processato, annullato, rifiutato. Un ordine approvato può essere richiesto al fornitore; la ricezione della merce sarà confermata. È l’utente stesso a decidere quali passaggi tracciare.

Un ordine cliente può essere generato manualmente o automaticamente a partire da un preventivo chiuso e firmato. Le fasi specifiche relative a questo elemento sono così individuate: bozza, convalidato, in lavorazione, da fatturare, processato, annullato. Un ordine cliente può essere spedito o chiuso. Nel primo caso sarà generato un documento D.D.T., nel secondo si procederà direttamente alla fatturazione.

Ogni preventivo segue un suo ciclo di vita e può passare per una o più delle seguenti fasi: bozza, aperto, firmato (da fatturare), non firmato (chiuso), fatturato. Ad ogni fase sono associate diverse azioni. Da un preventivo possono scaturire ordini contratti fatture o nuovi listini prezzo.

L’applicativo prevede la gestione di tutto il flusso documentale che va dall’acquisto alla vendita, compresa la fase commerciale. Ad ogni elemento di questo ciclo sarà possibile associare note, contatti e documenti.